泛微OA系统在国际货运代理企业的应用:精

来源:未知作者:admin 日期:2018-07-24 09:46 浏览:

  秒速赛车平台随着经济和对外贸易的快速发展,我国国际货运代理业发展迅速,已成为一个初具规模的新兴服务产业。在互联网的冲击下,国际货运代理企业考虑更多的是,如何借助技术手段实现更为精细化的费控与企业管理。一套能够“统一聚合、内外协同”的OA系统无疑成为首要选择。

  成立于1985年的上海中外运钱塘有限公司,是中国外运长航集团有限公司的下属子公司,同时也是上海口岸地区最早从事国际货运代理的公司之一。作为上海市商务委员会认定的20家国际物流(货代)重点企业之一,钱塘公司非常注重企业内部的信息化建设。通过借助泛微移动办公平台,“精于费控,细于协同”,让管理效能实现跨越式提升。

  钱塘公司日常办公中会涉及到各种费用,如行政支出、会费与法务费、物业费用、安全管理费用、保险费、安全生产费等。在使用OA系统之前,每一笔费用如何用、用在何处,往往难以跟踪与监控,最终只有一个大概的数字,而数字背后隐藏的流程、业务交互等全不可查。

  借助OA系统,钱塘公司通过专门的费用模块,实现每一笔费用的分类管理与动态跟踪。面对纷繁复杂的费用,将不同类型、不同级别的费用进行分类,一级类目下面又可以添加二级类目,层层细分,让每一笔费用找到自己合适的“位置”。比如,行政支出费用下面又包括公司交通费、防暑降温费、体检费、差旅费等。

  通过费用清单,以时间和科目为纬度立体展现费用的动态变化情况。按照年、季度、月的时间维度,可查看不同费用科目的纵向支出情况;按照费用科目的维度,可查看随着时间推移,一种费用类型的变动情况。当有新的费用产生,系统自动记入清单,并进行智能统计。通过这样的方式,让管理者随时了解费用支出情况,清晰企业预算花在哪儿、如何花。

  钱塘公司费用类型多,支出频繁,费用超支一直是个管理难题。通过借助OA系统,对个人、部门及公司整体进行预警值设置,有效避免了预算超支的情况。泛微OA系统在国际货运代理企业的应用:精于费控细于协同

  进行费用设置时,预警对象可为公司、部门、角色或具体的某个员工,预警方式可以年、季度、月或自定义周期进行,预设金额可按总值或科目设置。通过制定细化到针对每个人、每个角色、每个岗位的费用预警,实现更为精准的费用管控。预警值设置后,员工在报销时若超出预警范围,系统则会根据实际情况进行驳回或增加相关审核节点。

  通过费用统计,可查看部门、员工或公司维度的报销及预警情况。以部门或员工维度,可查看不同部门和单个员工一年来已报销金额、剩余报销金额、总计报销金额,从公司角度,则可掌握整体层面的预算及超标情况。通过及时了解费用支出,相关领导者在制定战略或进行费用分配时,能更好、更科学地进行决策。

  借助OA系统,钱塘公司的员工需要报销时,直接在系统发起费用报销流程,不用填写纸质申请单。对于一项报销,可选择“正常、重要、紧急”程度,以此给紧急报销事项让出“快速通道”。报销时,系统自动呈现发起人的基本信息,如姓名、岗位、角色等,无需手动填写。当然,报销人还需填写报销事由、报销类别以及付款对象等。

  在报销明细列,报销人可直接通过下拉框的方式选择报销类别,通过数据联动,系统自动关联出此费用大类下的子类,报销人所做的只是勾选而已。勾选出具体的报销科目后,系统自动呈现此科目下个人、部门及公司维度的预警值以及剩余报销金额。根据实际情况,报销人可选择费用承担主体是个人、部门还是公司,实现个人预算与整体预算的精细管控。根据所填的报销项目及每笔报销所对应的金额,系统自动计算报销总金额,整个过程全面电子化,极大的减少了人员的核算工作。

  另一方面,报销流程产生的数据与费用模块动态关联,报销完成则相应费用科目也会发生变化。电子化流程在于对费用行为进行规范,费用模块则更多的是对费用进行整体记录与统筹分析。

  通过电子化的费用报销、穿透式的数据关联,钱塘公司实现了费用管控的全过程跟踪。从一笔费用的产生,到一类费用的沉淀,OA系统不仅“见其果”,更“知其因”,费用管理不再只是“台面”上的数字游戏,更是“幕后”的动态协作过程。

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